UPDATE: Op 30 augustus 2021 maakte het kabinet bekend dat de bestaande vaste reiskostenvergoeding in ieder geval tot 1 januari 2022 onbelast kan worden doorbetaald. Ook als deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) worden gemaakt. De voorwaarde is wel dat de vaste vergoeding al vóór 12 maart 2020 door de werkgever is toegekend. U heeft dus, zoals het er nu uitziet, drie maanden langer de tijd om het één en ander te regelen.

Het coronavirus heeft veel voeten in aarde gehad en heeft dat nu nog steeds. Een aantal zaken is door het coronavirus drastisch veranderd. Denk bijvoorbeeld aan het vele thuiswerken. Voor werknemers die door het coronavirus alleen nog maar thuiswerken, vervalt de belastingvrije vaste reiskostenvergoeding per 1 oktober 2021. In dit artikel nemen wij u mee hoe u hier het beste mee om kunt gaan en wat u per 1 oktober moet veranderen.

Vaste reiskostenvergoeding: Algemene regels

Als werkgever mag u een reiskostenvergoeding uitkeren van netto 19 eurocent per zakelijk gereden kilometer. Veel werkgevers verstrekken een vaste reiskostenvergoeding per maand uitgaande van 214 werkdagen (fulltime dienstverband). In dit geval is er al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie. Een vaste reiskostenvergoeding mag alleen worden toegepast als de werknemer in een kalenderjaar minstens 36 weken of ten minste 128 dagen naar de werkplek reist.

Vaste reiskostenvergoeding vandaag de dag

Normaal gesproken mag de belastingvrije reiskostenvergoeding tot zes weken na verandering van het reisgedrag doorlopen. Door het coronavirus voldoen veel werknemers niet aan de eerdergenoemde voorwaarden. Sommige werkgevers hebben de regeling inmiddels aangepast. Andere werkgevers lieten de regeling doorlopen. Tot op heden heeft dit (nog) geen fiscale gevolgen voor de werkgever omdat het kabinet tot in ieder geval 1 oktober 2021 de goedkeuring heeft gegeven om de werknemers de belastingvrije vaste reiskostenvergoeding door te betalen. De werkgever mag hierbij uitgaan van het reispatroon waarop de vaste reiskostenvergoeding op uiterlijk 12 maart 2020 was gebaseerd.

Vaste reiskostenvergoeding per 1 oktober 2021

Deze coulanceregeling vervalt (mogelijk) per 1 oktober 2021. Vanaf dat moment mogen alleen de kilometers die daadwerkelijk zijn gereden belastingvrij worden vergoed, mits de werknemer voldoet aan de eerdergenoemde voorwaarden. Dit betekent dat de werknemer twee van de vijf werkdagen thuis kan werken met behoud van de belastingvrije vaste reiskostenvergoeding. Een goede rittenregistratie is in dit geval wel van belang.

Als de werknemer niet aan de voorwaarden kan voldoen, mag de werkgever wel een reiskostenvergoeding hanteren, maar moet de werknemer belasting betalen over de kilometers die de werknemer niet daadwerkelijk heeft gereden door bijvoorbeeld thuis te werken. In dit geval is een vergoeding op basis van declaratie of nacalculatie verstandiger.

Het nieuwe reispatroon bepalen

Als werkgever is het van belang om het nieuwe reispatroon van uw werknemers in kaart te brengen. Hoeveel dagen is iedere werknemer aanwezig op zijn/haar vaste werkplek? Als dit structureel twee of drie dagen per week is, kan voor deze structurele dagen een vaste reiskostenvergoeding worden gehanteerd. Voor de dagen dat de werknemer “extra” op kantoor werkt, kan de reiskostenvergoeding op basis van declaratie of nacalculatie worden bepaald.

Vastleggen van de reiskostenvergoeding

Wij adviseren u om de afspraken met uw werknemers met betrekking tot de reiskostenvergoeding contractueel vast te leggen. Dit kan door middel van een addendum of een thuiswerkovereenkomst. Wij helpen u graag met het opstellen van een thuiswerkovereenkomst. Neem hiervoor contact op via info@felixxgroep.nl of via 085-083 10 00.