Wat zegt de AVG hierover?
In beginsel is het niet toegestaan om gezondheidsgegevens van medewerkers te verwerken. Dat volgt uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het bijzonder art. 9 lid 1 AVG.
Wat zijn gezondheidsgegevens?
Het simpele feit dat je iemand ziek meldt is al een gezondheidsgegeven. Het ‘verwerken’ van gezondheidsgegevens bevat veel meer dan alleen het noteren en opslaan van informatie. Ook het opvragen van gegevens bij bijvoorbeeld de werknemer is een vorm van verwerken. Zo valt het stellen van de vraag ‘ben je ziek?’ in principe al onder de werking van de AVG, ongeacht het antwoord van de werknemer.
Uitzondering op het verwerkingsverbod
Op het algemene verbod zijn uitzonderingen. Zo mag je als werkgever gezondheidsgegevens verwerken als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van wettelijke verplichtingen of het uitoefenen van rechten op grond van het arbeidsrecht of sociale zekerheidsrecht.
Voorbeelden
Een belangrijk voorbeeld is de plicht om loon door te betalen tijdens ziekte. Daarvoor moet je kunnen vaststellen of een werknemer arbeidsongeschikt is. Ook ben je verplicht om een zieke werknemer te begeleiden bij re-integratie.
Noodzakelijk is het kernwoord
Houd er rekening mee dat de gegevens die je verwerkt altijd noodzakelijk moeten zijn. Gegevens over de aard van de ziekte (bijvoorbeeld een burn-out) of de oorzaak daarvan (bijvoorbeeld privéomstandigheden) zijn niet noodzakelijk en mag je dus niet verwerken of vastleggen.
Gezondheidsgegevens die je wel mag verwerken
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) mag je onder andere de volgende gegevens verwerken:
- Bij de ziekmelding: telefoonnummer en (verpleeg)adres, vermoedelijke duur van het verzuim, lopende werkzaamheden en afspraken, of de werknemer onder een vangnetregeling valt (maar niet welke), of er sprake is van een arbeidsongeval of verkeersongeval.
- Tijdens verzuim en re-integratie: welke werkzaamheden de werknemer nog wel of niet kan doen (functionele beperkingen), de verwachte duur van het verzuim, de mate van arbeidsongeschiktheid en adviezen over aanpassingen of interventies.
Deze informatie ontvang je via de bedrijfsarts. De bedrijfsarts stelt bijvoorbeeld een probleemanalyse op. Ook gegevens in het re-integratiedossier, zoals het plan van aanpak, vallen hieronder.
Regels gelden voor alle betrokkenen
Ook bedrijfsartsen en arbodiensten mogen alleen noodzakelijke gegevens verwerken. Zij hebben daarnaast een medisch beroepsgeheim. Ze mogen dus niet meer informatie delen dan toegestaan.
Leg controlevoorschriften vast
Je mag als werkgever controlevoorschriften opstellen. Denk hierbij aan:
- De verplichting om je ziek te melden
- Het verstrekken van informatie aan de bedrijfsarts
- De mogelijkheid tot een second opinion
Deze voorschriften moeten schriftelijk zijn vastgelegd, redelijk zijn en mogen niet verder gaan dan noodzakelijk.
Wat als een werknemer niet meewerkt?
Als een werknemer zich niet houdt aan de controlevoorschriften, mag je de loondoorbetaling opschorten. Bijvoorbeeld als iemand niet verschijnt bij de bedrijfsarts of onbereikbaar is. Zwaardere maatregelen, zoals ontslag, zijn alleen mogelijk bij aanvullende omstandigheden.
Conclusie
Je mag als werkgever in beperkte mate gezondheidsgegevens verwerken. De belangrijkste regel is dat deze gegevens altijd noodzakelijk moeten zijn voor het nakomen van je wettelijke verplichtingen. Je mag er niet zomaar vanuit gaan dat toestemming van de werknemer voldoende is, ook niet als hij of zij zelf informatie deelt.
Advies
Zorg dat je interne beleid goed is ingericht en dat alleen toegestane gegevens worden verwerkt. Leg controlevoorschriften vast en maak deze bekend bij je personeel.
Waar kunnen we je mee helpen?
Wil je dit goed en structureel regelen? Wij helpen je graag, zodat je zeker weet dat je voldoet aan de regels. Neem gerust contact op via info@felixxwerkt.nl of bel ons op 085-083 10 00.