AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Op 25 mei 2018 is de AVG van kracht geworden. Op basis hiervan heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een aantal eisen geformuleerd voor het aanleggen van personeelsdossiers die jij als werkgever moet naleven:
- Je bent verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier.
- Je mag niet meer gegevens vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten relevant zijn.
- Je moet werknemers informeren over welke gegevens je verzamelt, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond.
- De persoonsgegevens moeten passend worden beveiligd, zodat deze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen.
- Je mag de persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is.
- Werknemers moeten de mogelijkheid hebben hun gegevens in te zien, eventueel te rectificeren, te beperken of te laten verwijderen.
- Werknemers moeten afzonderlijk op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens (op grond van het gerechtvaardigd belang) worden gewezen.
- Werknemers moeten, indien van toepassing, hun recht op dataportabiliteit (het recht om gegevens over te dragen) kunnen uitoefenen.
De organisatie bepaalt zelf de bewaartermijn voor persoonsgegevens
Kort samengevat: je mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de verwerking. De AVG geeft geen concrete bewaartermijnen. Of je gegevens drie jaar, zeven jaar of langer bewaart, bepaal je zelf.
Hoe zit dat met pensioen?
Voor pensioen geldt meestal een fiscale bewaarplicht van zeven jaar na de einddatum van de overeenkomst(en). Hieraan moet je je volgens de AVG houden.
Wil je het anders regelen?
Bijvoorbeeld om voor een langere periode de aan- en afmeldingen bij de pensioenuitvoerder te bewaren, moet je het volgende doen:
- Bepaal vooraf hoe lang je de persoonsgegevens bewaart. Als dat niet kan, stel dan criteria op voor het vaststellen van de bewaartermijn en leg dit vast in een bewaarbeleid.
- Neem deze bewaartermijnen op in het verwerkingsregister.
- Informeer de betrokkenen (de mensen van wie je gegevens verwerkt) over de bewaartermijnen via je privacyverklaring, website en personeelsreglement.
Neem contact met ons op
Heb je nog vragen of wil je meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op via onderstaande button.