Goed opgeleide werknemers zijn van grote waarde voor uw organisatie. Door te investeren in scholing en ontwikkeling verhoogt u niet alleen de kwaliteit van uw dienstverlening, maar maakt u uw bedrijf ook aantrekkelijker voor zowel huidige als nieuwe werknemers. Wist u dat u studiekosten onbelast kunt vergoeden? Binnen de werkkostenregeling geldt een fiscale vrijstelling, waardoor deze vergoedingen geen invloed hebben op de vrije ruimte. Hoe regelt u dit op een effectieve manier? En hoe legt u de afspraken goed vast? In dit artikel geven wij u praktische tips.

Voorwaarden voor een onbelaste studiekostenvergoeding

Om studiekosten onbelast te kunnen vergoeden, moet aan drie voorwaarden worden voldaan. Allereerst mogen de kosten niet al door een andere partij worden vergoed. Daarnaast moet de opleiding bijdragen aan de uitoefening van een toekomstig beroep. Tot slot moet de vergoeding zijn toegezegd of uitbetaald vóór het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer de kosten maakt. Door hier tijdig rekening mee te houden, voorkomt u fiscale complicaties en benut u de regeling optimaal.

Welke kosten vallen onder de vrijstelling?

Niet alle studiekosten komen in aanmerking voor een onbelaste vergoeding. Kosten zoals lesgeld, studieboeken en andere leermiddelen kunnen doorgaans zonder belastingheffing worden vergoed. Ook reiskosten die worden gemaakt voor het bijwonen van lessen vallen binnen de fiscale vrijstelling. Vergoedingen voor een studeerruimte of de inrichting daarvan worden daarentegen wel als loon belast, tenzij het gaat om arbovoorzieningen.

Het belang van duidelijke studieafspraken

Omdat scholing een flinke investering kan zijn, is het verstandig om hier vooraf goede afspraken met uw werknemers over te maken. Dit kan via een algemene studiekostenregeling in de arbeidsovereenkomst of een specifieke studieovereenkomst per opleiding. Met een aparte studieovereenkomst voorkomt u misverstanden en legt u precies vast wat de wederzijdse verplichtingen zijn.

Terugbetalingsregeling bij vroegtijdig vertrek

Als een werknemer vroegtijdig stopt met de studie of kort na afronding uw organisatie verlaat, kunt u een terugbetalingsregeling afspreken. In deze regeling legt u vast welk bedrag de werknemer in dat geval moet terugbetalen en binnen welke termijn dit geldt. Een belangrijk detail is dat de fiscale vrijstelling behouden blijft, ook als een werknemer de ontvangen vergoeding aan u terugbetaalt.

Wat geldt voor verplichte opleidingen?

Voor opleidingen die noodzakelijk zijn voor de functie gelden aparte regels. Werkgevers zijn sinds 2015 verplicht om werknemers de kans te geven om dergelijke opleidingen te volgen. Sinds 2022 zijn de regels verder aangescherpt: alle opleidingskosten, inclusief lesgeld, studiemateriaal, examengelden en reiskosten, moeten volledig door de werkgever worden vergoed. Daarnaast moeten werknemers deze opleidingen onder werktijd volgen, waardoor het niet meer is toegestaan om de opleiding in eigen tijd te laten plaatsvinden. Ook mag er geen studiekostenbeding worden afgesproken, wat betekent dat u geen terugbetaling kunt eisen als een werknemer na afronding van de opleiding uit dienst treedt.

Conclusie: benut de voordelen van scholing slim

Door studiekosten op de juiste manier te vergoeden, investeert u niet alleen in de ontwikkeling van uw werknemers, maar ook in de toekomst van uw organisatie. De fiscale vrijstelling maakt het mogelijk om deze kosten op een voordelige manier te vergoeden. Met duidelijke afspraken en een goed vastgelegde studieovereenkomst voorkomt u verrassingen en zorgt u ervoor dat scholing bijdraagt aan zowel de groei van uw werknemers als uw bedrijfsresultaten.

Wilt u zeker weten dat uw studieovereenkomst juridisch waterdicht is en aansluit bij uw specifieke situatie? Wij helpen u graag bij het opstellen van een studieovereenkomst.

Vragen?

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via info@felixxwerkt.nl of 085-083 10 00.