Van personeelsfeestjes tot kerstpakketten tot misschien zelfs een fiets of telefoon voor werk. Met de werkkostenregeling kunt u zelf bepalen wat u onbelast vergoedt aan uw werknemers. Maar weet u welke vergoedingen en verstrekkingen wel moeten worden belast? En welke niet? Wij begrijpen dat dit een lastig onderwerp is. In dit artikel leest u wat de werkkostenregeling inhoudt.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is sinds 2015 van toepassing. Vóór deze regeling werd alles wat u aan uw werknemer vergoedde of verstrekte gezien als loon. Hier moest dus belasting over worden betaald. De werkkostenregeling zorgt ervoor dat u als werkgever onbelaste vergoedingen kunt uitkeren aan uw werknemers. Het is niet verplicht dat deze kosten werk gerelateerd zijn. Daarnaast kan wordt er onderscheid gemaakt in vergoedingen en verstrekkingen. Een verstrekking is het ter beschikking stellen van verschillende zaken. Hierbij kunt u denken aan een laptop. Een vergoeding is een betaling die u aan uw werknemer betaald voor de gemaakte kosten.

De vrije ruimte in de werkkostenregeling

Door de WKR mag u dus onbelaste vergoedingen aan uw werknemers uitkeren. De vrije ruimte in de werkkostenregeling is het bedrag dat u onbelast mag besteden. Deze is afhankelijk van de loonsom. Tel het (fiscale) loon van alle werknemers bij elkaar op en u heeft de loonsom. De vrije ruimte wordt uitgedrukt in een percentage. Dit percentage wordt elk jaar opnieuw vastgesteld. Voor 2023 geldt een tijdelijke verhoging van het percentage over de eerste € 400.000,00 van de loonsom. De werkkostenregeling ziet er in 2023 als volgt uit.

Gedeelte tot € 400.000,00                               3,00%

Gedeelte boven € 400.000,00                        1,18%

Bij een loonsom van € 600.000,00 bedraagt de vrije ruimte: € 12.000,00 + € 2.360,00 = € 14.360,00.

Soorten vergoedingen

U kunt op verschillende manieren een vergoeding uitkeren:

• Gerichte vrijstelling: denk hierbij aan een een vergoeding voor woon-werkverkeer, maaltijden bij overwerken of abonnementen voor het openbaar vervoer. De kosten die onder de gerichte vrijstelling vallen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte.
• Intermediaire kosten: dit zijn kosten die uw werknemer voorschiet. Hier kunt u bijvoorbeeld denken aan parkeerkosten of aan relatiegeschenken. Uw werknemer declareert de kosten die hij of zij heeft voorgeschoten.
• Nihilwaardering: de kosten die u maakt op de werkplek voor uw werknemers gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Hierbij kunt u denken aan beschikbaar gestelde werkkleding, koffie of thee.
• Vergoedingen binnen de vrije ruimte: deze vergoedingen worden niet belast. Hierbij kunt u denken aan een personeelsfeestje en aan kerstpakketten.
• Vergoeding buiten de vrije ruimte: geeft u meer uit dan de beschikbare vrije ruimte toe laat? Dan moet u belasting betalen. De eindheffing over deze vergoedingen bedraagt 80%. Deze heffing mag u niet verhalen op uw werknemers en moet u dus zelf betalen.

Heeft u nog vragen?

Heeft u een vraag? Neem dan contact met ons op via info@felixxloon.nl of telefonisch via 023-531 80 00.