Is één van uw werknemers langdurig ziek? Dan is dat al vervelend genoeg. U bent dan ook nog eens verplicht om stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter te volgen. De Wet Verbetering Poortwachter is een stappenplan dat stimuleert dat u en uw zieke werknemer alles doen om het herstel te bevorderen en verzuim te beperken. Binnen één van deze stappen behoort het aanstellen van een casemanager. Het is natuurlijk belangrijk dat uw werknemer zo snel mogelijk re-integreert. Een casemanager kan hierbij helpen.

Maar wat is een goede casemanager? Hoe kun je een casemanager aanstellen? En wat doet een casemanager nou eigenlijk? In dit artikel leest u hier meer over.

Maak kennis met de waarde van een casemanager

Een casemanager fungeert als  coördinator van alle procedures met betrekking tot (ziekte)verzuim. Het aanstellen van een casemanager is één van de vereiste stappen die u moet volgen wanneer een werknemer langer dan zes weken afwezig is, zoals voorgeschreven in de Wet Verbetering Poortwachter. Deze professional stelt de juiste vragen, schakelt  passende deskundigen en partijen in, en heeft als hoofddoel om werknemers zo snel en effectief mogelijk weer te laten terugkeren naar geschikt werk. Een casemanager werkt binnen de wettelijke richtlijnen, zoals vastgesteld in de Wet Verbetering Poortwachter en de privacy voorschriften.

Het is belangrijk om op te merken dat een casemanager geen medische vragen stelt, aangezien dit het domein is van medische professionals en dan met name artsen. Dit geldt echter niet wanneer een casemanager werkt onder taakdelegatie van een bedrijfsarts. In dat geval neemt een casemanager specifieke, duidelijk omschreven taken van de bedrijfsarts over, zoals het verzamelen van relevante medische informatie en het inschakelen van andere experts tijdens het re-integratieproces. Dit gebeurt altijd onder het toezicht (supervisie) van de bedrijfsarts, die eindverantwoordelijk is.

Daarbij voert een casemanager de volgende werkzaamheden uit:

• 1. Opstellen van het plan van aanpak: Samen met de werknemer en de werkgever wordt het plan van aanpak voor de re-integratie opgesteld. Hierin worden de stappen en doelstellingen vastgelegd.
• 2. Aanspreekpunt voor alle betrokkenen: De casemanager fungeert als centraal aanspreekpunt voor alle partijen die betrokken zijn bij het re-integratieproces, inclusief de werknemer, de werkgever en eventuele externe dienstverleners.
• 3. Zorgen voor naleving van wettelijke verplichtingen: De casemanager zorgt ervoor dat alle wettelijke voorschriften met betrekking tot verzuim en re-integratie correct worden nageleefd, zoals vastgelegd in de relevante wet- en regelgeving.
• 4. Opbouwen van het verzuimdossier: De casemanager houdt een gedetailleerd verzuimdossier bij, waarin alle relevante documentatie en correspondentie met betrekking tot het verzuim en de re-integratie van de werknemer worden bewaard.
• 5. Voeren van evaluatiegesprekken: Tijdens het re-integratietraject voert de casemanager regelmatig evaluatiegesprekken met zowel de werknemer als de werkgever. Deze gesprekken dienen om de voortgang te bespreken, eventuele aanpassingen in het plan van aanpak te maken en te zorgen voor een effectieve re-integratie.

Welke soorten casemanager zijn er?

Het begrip ‘casemanager’ kan verwarrend zijn vanwege de verschillende rollen die een casemanager kan vervullen. Vaak zijn er meerdere personen betrokken bij het re-integratietraject van een zieke werknemer en zij kunnen verschillende casemanagementrollen vervullen. Over het algemeen zijn er vier hoofdtypen casemanager:

• Leidinggevende als casemanager: Dit is meestal de directe leidinggevende van de zieke werknemer. De leidinggevende als casemanager richt zich voornamelijk op de begeleiding van het verzuim en fungeert als het directe aanspreekpunt voor de werknemer.
• Procesbegeleider binnen uw organisatie: Dit kan de leidinggevende zijn, maar ook iemand vanuit de HR-afdeling. De procesbegeleider zorgt ervoor dat alle stappen in het plan van aanpak worden uitgevoerd en dat het re-integratieproces soepel verloopt binnen de organisatie.
• Proces-casemanager: Deze rol wordt vaak extern vervuld, bijvoorbeeld door een professional vanuit de arbodienst. De proces-casemanager begeleidt en adviseert de werkgever over het verzuimproces en zorgt voor de coördinatie ervan.
• Casemanager taakdelegatie: Dit is een casemanager vanuit de arbodienst die verantwoordelijk is voor de medische aspecten van de zieke werknemer. De casemanager taakdelegatie handelt namens de bedrijfsarts en speelt een sleutelrol in het medische gedeelte van het re-integratietraject.

De leidinggevende en de procesbegeleider zijn interne casemanagers, terwijl de proces-casemanager en de casemanager taakdelegatie externe casemanagers zijn die vaak vanuit de arbodienst komen.

Aanstellen van een casemanager

Het aanstellen van een casemanager is een belangrijke stap bij het beheer van langdurig verzuim en de re-integratie van een zieke werknemer. Als werkgever heeft u de autonomie om te beslissen welke taken aan wie worden toegewezen binnen het casemanagement, maar het is cruciaal om dit in overleg met uw werknemer te doen, aangezien zijn instemming van essentieel belang is voor deze keuzes.

Niet iedereen is geschikt om casemanager verzuim te zijn, aangezien deze rol specifieke eigenschappen vereist. De belangrijkste eigenschappen zijn:

• Inlevingsvermogen: Het vermogen om de situatie en de wensen van zowel de werknemer als de werkgever goed te begrijpen, is van groot belang voor effectief casemanagement.
• Probleemoplossend vermogen: Een goede casemanager moet in staat zijn om de situatie vanuit verschillende perspectieven te analyseren en passend advies te geven, met als doel effectieve oplossingen te vinden.
• Samenwerkend vermogen: Het vermogen om effectief samen te werken met verschillende belanghebbenden, zoals de werknemer, de werkgever en externe dienstverleners, is van cruciaal belang voor succesvol casemanagement.
• Daadkracht en initiatief: Een casemanager moet proactief kunnen handelen en beslissingen durven te nemen om het re-integratieproces in goede banen te leiden.
• Basiskennis van (wettelijke) regels en procedures rondom verzuim: Het is van belang dat een casemanager verzuim op de hoogte is van de relevante wet- en regelgeving met betrekking tot verzuim en re-integratie.

Het is belangrijk om op te merken dat casemanagement verzuim een tijdrovende taak kan zijn, en het kan een uitdaging zijn om dit te combineren met andere werkzaamheden. Daarom is het raadzaam om advies in te winnen bij uw arbodienst, omdat zij beschikken over specialisten die op de hoogte zijn van de laatste wetgevingen wettelijke verplichtingen. Bovendien bestaat vaak de mogelijkheid om externe casemanagers in te huren, zodat u zich hier zelf geen zorgen over hoeft te maken.

Ondersteuning nodig bij langdurig verzuim?

Wilt u meer weten over een casemanager of de arbodienst die Felixx.® werk & inkomen heeft? En bent u benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via info@felixxwerkt.nl of 085-083 10 00.