Hoe gaat u er mee om?

Soms wilt u uw medewerkers geen verplichtingen opleggen of is het beschikbare budget al volledig aangewend. In dat geval kan het zijn dat u uw medewerkers de keuze geeft om wel of niet deel te nemen aan bijvoorbeeld een aanvullende overlijdensrisicoverzekering. U dient er echter wel rekening mee te houden dat het faciliteren van vrijwillige verzekeringen niet geheel vrijblijvend is. Het brengt namelijk ook extra communicatieverplichtingen met zich mee. Dit naast de extra administratie die het u oplevert. In dit artikel gaan wij in op de belangrijkste aandachtspunten bij de vrijwillige verzekeringen.

Wat zijn vrijwillige verzekeringen?

Vrijwillige verzekeringen zijn verzekeringen waarbij een werknemer de keuze heeft om zich hier wel of niet voor aan te melden. De werkgever faciliteert alleen de vrijwillige verzekering, maar geeft er geen rechtstreeks of verplichte bijdrage voor. De meest voorkomende vrijwillige verzekeringen zijn:

• de bijspaarpremie voor de opbouw van het pensioenkapitaal in beschikbare premieregelingen;
• het vrijwillige ANW-hiaat om een aanvullend partnerpensioen te verzekeren ingeval van overlijden tijdens het dienstverband;
• het vrijwillige WIA-excedent om een deel van het salaris te verzekeren tussen het gemaximeerde WIA-jaarloon en het daadwerkelijke loon bij arbeidsongeschiktheid.

Heeft u beleid voor de omgang met de vrijwillige verzekeringen?

U en uw medewerkers zijn gebaat bij duidelijkheid over de omgang met de vrijwillige verzekeringen. Communiceer daarom richting de medewerkers op welke wijze zij zich kunnen aan- en afmelden of wijzigingen kunnen doorgeven voor de vrijwillige verzekeringen. Voor het wijzigen van de bijspaarpremie bij beschikbare premieregelingen raden wij u aan om uw werknemers hier 1 à 2 momenten in het jaar de gelegenheid voor te geven. Hiermee voorkomt u dat uw administratie te zwaar wordt belast met het doorgeven van wijzigingen.

Laat uw werknemers nooit rechtstreeks wijzigingen doorgeven bij de uitvoerder

Hierdoor heeft u geen zicht meer op de premie die in mindering moet worden gebracht op het bruto- of nettoloon. Geef daarom duidelijk bij uw werknemers aan dat zij voor het doorgeven van de wijzigingen contact kunnen opnemen met diegene die namens de werkgever de administratie voor de werknemersverzekeringen doet. Maakt u gebruik van ons online beheersysteem Felixx.® online? Dan kan uw administratie de wijzigingen doorgeven via Felixx.® online.

Wisselwerking tussen HR en de loonadministratie

Vaak is HR betrokken bij het opzetten van de verzekerbare arbeidsvoorwaarden. Zij zijn daardoor goed op de hoogte van de vrijwillige werknemersverzekeringen. Voor alle vrijwillige werknemersverzekeringen geldt echter wel dat de premie in mindering wordt gebracht op het bruto- of het nettoloon. Dit is afhankelijk van de gekozen verzekering. Hierdoor is het van groot belang dat zowel HR als de loonadministratie op de hoogte is van het bedrag dat ingehouden moet worden. Onjuist ingehouden pensioenpremies zouden zelfs kunnen leiden tot ongewenste fiscale sancties.

Communicatie over de vrijwillige verzekeringen

Het aanbieden van vrijwillige verzekeringen via de werkgever geeft werknemers een extra mogelijkheid om een inkomensvoorziening op te zetten ingeval van pensionering, overlijden of arbeidsongeschiktheid. Afhankelijk van de persoonlijke situatie van de werknemer is het raadzaam om deel te nemen aan een vrijwillige verzekering. Omdat deelname aan een vrijwillige verzekering het nettoloon verlaagt, heeft het direct impact op het besteedbaar inkomen van een werknemer. Goede voorlichting over de voor- en nadelen van de vrijwillige verzekeringen is daarom van groot belang.

Laat ons u ondersteunen

De adviseurs van Felixx.® kunnen u en uw medewerkers daarbij uitstekend ondersteunen. Dit kunnen wij doen via algemene sessies, maar ook in 1-op-1 gesprekken in het spreekuur.

Wilt u meer informatie over de communicatie over de vrijwillige verzekeringen? Of zoekt u begeleiding bij het administratieve proces en beleid dat bij vrijwillige verzekeringen komt kijken? Neemt u dan gerust contact op met onze specialisten via 035–698 27 10.