Thuiswerkvergoeding vanaf 1 januari 2022, dit moet u weten!

Thuiswerkvergoeding vanaf 1 januari 2022, dit moet u weten!

Veel werkgevers erkennen de potentiële voordelen van thuiswerken. Zo kan thuiswerken een positief effect hebben op de motivatie, productiviteit en het verzuim van werknemers. Daarnaast draagt thuiswerken bij aan het verminderen van de CO2-uitstoot, het verbruik van fossiele brandstoffen, files en parkeerproblemen. Vanaf 1 januari 2022 krijgt u de mogelijkheid om uw werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven. In dit artikel zetten wij alles wat u hierover moet weten voor u op een rij.

Thuiswerkvergoeding

Waarom een thuiswerkvergoeding?

Doordat uw werknemers meer thuiswerken, maken zij thuis extra kosten. Denk bijvoorbeeld aan extra kosten voor het verbruik van water, elektriciteit, gas, koffie, thee en toiletpapier. Door middel van een thuiswerkvergoeding kunt u uw werknemers tegemoetkomen en deze extra kosten (deels) compenseren.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht?

Als werkgever bent u niet wettelijk verplicht om een thuiswerkvergoeding te geven aan uw werknemers. Let wel op! In de cao van uw branche kan dit wel zijn opgenomen. Wanneer uw organisatie niet cao-plichtig is, kunt u hier zelf afspraken over maken met uw werknemers.

Het vergoeden van het thuiswerken

U kunt maximaal 2,00 per thuiswerkdag onbelast vergoeden aan uw werknemers. Dit betekent dat u geen loonheffing over deze thuiswerkvergoeding hoeft te betalen. U betaalt als werkgever de thuiswerkvergoeding wel zelf. Als u meer dan  2,00 per dag wilt vergoeden, dan betaalt u over het gedeelte boven de  2,00 wel loonheffing. U kunt bij uw loonaangifte aangeven hoeveel u heeft betaald aan thuiswerkvergoedingen.

Het vergoeden van reiskosten

Naast de thuiswerkvergoeding blijft de reiskostenvergoeding van maximaal  0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer onbelast. Dit geldt alleen voor de dagen dat uw werknemer naar zijn of haar vaste werkplek komt. Daarnaast is het niet toegestaan om voor dezelfde dag de thuiswerkkostenvergoeding én de reiskostenvergoeding uit te betalen. Dit is ook niet toegestaan als uw werknemer een gedeelte van de dag thuiswerkt en het andere gedeelte van de dag op zijn of haar vaste werkplek werkt.

Vaste afspraken maken

Het is verstandig om goede afspraken met uw werknemers te maken over bijvoorbeeld het aantal dagen dat uw werknemer per week thuiswerkt. Hierdoor kunt u een vaste thuiswerk- en reiskostenvergoeding toekennen. Op deze manier hoeft u niet bij te houden wanneer uw werknemer thuis of op zijn of haar vaste werkplek werkt. Daarnaast is het hierdoor niet nodig om deze vaste vergoedingen aan te passen als uw werknemer een dag extra thuiswerkt of juist een dag minder. Pas wanneer dit structureel plaatsvindt, dient u de vergoeding aan te passen.

Gevolgen voor een vaste reiskostenvergoeding

De thuiswerkvergoeding kan invloed hebben op een vaste reiskostenvergoeding. Op de dagen dat uw werknemer thuiswerkt, mag de vaste reiskostenvergoeding niet worden doorbetaald. Op basis van 214 mogelijke werkdagen (voor een fulltime dienstverband, na aftrek van vakantie, gemiddeld ziekteverzuim en feestdagen) wordt de vaste thuiswerk- en reiskostenvergoeding berekend. Stel uw werknemer werkt twee dagen per week thuis en drie dagen per week op zijn of haar vaste werkplek. Dan wordt de vaste thuiswerkvergoeding 2/5 van 214 werkdagen is 86 thuiswerkdagen, gedeeld door 12 maanden is gemiddeld zo’n zeven thuiswerkdagen per maand, keer 2,00 per thuiswerkdag. De vaste reiskostenvergoeding kan dan worden berekend over 3/5 van 214 werkdagen, is 128 dagen, gedeeld door 12 maanden is gemiddeld zo’n 11 dagen. Bekijk deze factsheet voor meer informatie over het uitkeren van deze vaste vergoedingen.

Is het verplicht om een thuiswerkplek te vergoeden?

U bent als werkgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Toch is het vergoeden van een thuiswerkplek niet wettelijk verplicht. Wel kunnen er in de cao bepaalde verplichtingen staan.

Verder is het belangrijk om te weten dat u volgens de Arbowet elke werkplek moet betrekken in uw arbobeleid. Dit geldt dus ook voor de thuiswerkplekken. De Arbowet geeft aan dat u moet controleren of de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Dit kan bijvoorbeeld door de werknemer een foto te laten maken van zijn of haar thuiswerkplek.

Aandachtspunten voor het thuiswerken

U mag uw werknemers vragen om thuis te werken, maar mag dit niet verplichten. Daarnaast is het verstandig om uw werknemers een thuiswerkovereenkomst te laten tekenen. Dit raden wij aan als uw werknemers structureel gaan thuiswerken. In een thuiswerkovereenkomst legt u vast welke dagen uw werknemer thuiswerkt, de werktijden, de bereikbaarheid en het gebruik van de werkmiddelen. Het opstellen van een thuiswerkovereenkomst kan ook conflicten over thuiswerken vermijden. Wilt u meer weten over de thuiswerkvergoeding? Kijk dan op deze pagina.

Heeft u nog vragen?

Heeft u nog vragen over de thuiswerkvergoeding of hulp nodig bij het opstellen van een thuiswerkovereenkomst? Neem contact met ons op via info@felixxgroep.nl of telefonisch via 085-083 10 00.

Ralph van Putten

Pensioen- & Arbeidsvoorwaardenadviseur
ralph@felixxgroep.nl

Ralph heeft de studies Nederlands recht en Organisatiewetenschappen behaald aan de Vrije Universiteit van Amsterdam.... Lees verder