Welke afspraken moet u met uw werknemers maken?

Sinds twee weken is werkend Nederland massaal aan het thuiswerken. Er is daardoor bijna geen webcam en koptelefoon meer te bestellen. Deze nieuwe realiteit vraagt ook om nieuwe (thuis)werkafspraken. Hiermee voorkomt u zoveel mogelijk misverstanden met uw werknemers. Daarnaast wilt u natuurlijk voorkomen dat uw dienstverlening vertraging oploopt door het thuiswerken. Wij stelden een top 4 aan afspraken voor u vast. Heeft u hieraan gedacht?

1. Voldoet de thuiswerkplek aan de arbowetgeving?

Werkgevers moeten er op toezien dat de werknemers ook thuis een veilige werkplek hebben. Deze werkplek moet voldoen aan de arbowetgeving. Hierin wordt een actieve rol van u als werkgever verwacht

2. Heeft u vastgelegd wat u ter beschikking heeft gesteld?

Veel werkgevers stellen (tijdelijk) apparatuur ter beschikking zoals een beeldscherm of meubilair. Om er voor te zorgen dat alles in goede orde wordt gebruikt en teruggebracht, raden wij u aan om een gebruikers- of bruikleenovereenkomst op te stellen met de werknemer(s). Geef daarin ook aan wat er moet gebeuren in geval van schade. Denk bij schade aan zowel materiële schade als schade ontstaan door cybercriminaliteit. De cybercriminaliteit is inmiddels weer toegenomen door het Coronavirus.

3. Heeft u afspraken gemaakt over de werk- en pauzetijden?

Zodat de bereikbaarheid van uw organisatie en de samenwerking tussen de collega’s onderling op peil blijft tijdens het thuiswerken.

4. Wat te doen met vaste reiskostenvergoeding en andere vergoedingen wanneer uw werknemers thuiswerken?

Als u een vast bedrag per maand heeft afgesproken als reiskostenvergoeding, mag u deze vergoeding maximaal 6 weken aaneengesloten doorbetalen bij langdurige afwezigheid. Ziekte, vakantie of verlof behoren allemaal tot langdurige afwezigheid net zoals thuiswerken. De vergoeding wordt uitbetaald tijdens de lopende maand en de kalendermaand daarop volgend. Na 6 weken afwezigheid van de werknemer, betaalt de werkgever geen vaste reiskostenvergoeding meer. Start de werknemer vervolgens weer met werken op zijn/haar normale werkplek, dan wordt de reiskostenvergoeding de volgende kalendermaand pas uitgekeerd. Werknemers die hun kilometers declareren, zullen al met al alleen een vergoeding krijgen voor de terecht gedeclareerde kilometers.

Hulp nodig?

Wilt u de afspraken over het thuiswerken op de juiste wijze juridisch vastleggen, zodat er later geen geschillen over ontstaan met uw werknemers? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie en hulp. Ook bij het opstellen van een juridisch sluitende gebruikers- en bruikleenovereenkomst helpen wij u graag. U kunt contact opnemen per email via ralph@felixxgroep.nl of telefonisch via 085-083 10 00.