Reiskostenvergoeding en thuiswerken na 1 juli opnieuw in kaart brengen

Reiskostenvergoeding en thuiswerken na 1 juli opnieuw in kaart brengen

In een eerder artikel brachten wij u op de hoogte over de bestaande vaste reiskostenvergoeding die door de werkgever onbelast kon worden doorbetaald. Vanwege het coronavirus gold deze maatregel tot 1 april 2021. Inmiddels heeft het kabinet bekend gemaakt dat deze maatregel in ieder geval tot 1 juli 2021 zal blijven gelden. De voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend. Wat van belang is ná 1 juli 2021 lichten wij u hieronder toe.

Reiskostenvergoeding

Reiskostenvergoeding: Algemene regels

Als werkgever mag u een reiskostenvergoeding uitkeren van netto 19 eurocent per zakelijk gereden kilometer. Veel werkgevers verstrekken een vaste reiskostenvergoeding per maand uitgaande van 214 werkdagen (fulltime dienstverband). In dit geval is er al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie. Een vaste reiskostenvergoeding mag alleen worden toegepast als de werknemer in een kalenderjaar minstens 36 weken of ten minste 128 dagen naar de werkplek reist.

Wat als de coulanceregeling komt te vervallen?

Door de coronacrisis voldoen veel werknemers niet aan bovenstaande voorwaarden. Tot op heden heeft dit (nog) geen fiscale gevolgen voor de werkgever omdat het kabinet tot in ieder geval 1 juli 2021 de goedkeuring heeft gegeven om de werknemers de vaste onbelaste reiskostenvergoeding door te betalen. De werkgever mag uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding op uiterlijk 12 maart 2020 was gebaseerd.

Deze coulanceregeling vervalt (mogelijk) per 1 juli 2021. Werkgevers hebben na het vervallen van de coulanceregeling weer te maken met de eerdergenoemde voorwaarden. Er geldt dat een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag worden uitgekeerd voor 214 werkdagen per kalenderjaar (bij een fulltime dienstverband), mits de werknemer ten minste 36 weken of 128 dagen naar de werkplek reist. Dit betekent dat de werknemer twee van de vijf werkdagen thuis kan werken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Een goede rittenregistratie is in dit geval wel van belang.

Als de werknemer niet aan de voorwaarden kan voldoen, mag de werkgever geen vaste onbelaste reiskostenvergoeding aan de werknemer uitkeren. In dit geval is een onbelaste reiskostenvergoeding alleen nog maar mogelijk op basis van declaratie of nacalculatie. Bij declaratie ontvangen uw werknemers een vergoeding nadat de zakelijk kilometers zijn geregistreerd en gedeclareerd. Bij nacalculatie keert u maandelijks een vaste onbelaste reiskostenvergoeding uit en rekent u na bijvoorbeeld een maand of een jaar af op basis van de daadwerkelijke kilometers.

Breng het reisgedrag in kaart en laat een thuiswerkovereenkomst opstellen

Werkgevers zullen dus het reisgedrag van de werknemers opnieuw in kaart moeten brengen. Denk bijvoorbeeld na over: Hoeveel dagen komt de werknemer nog naar een vaste werkplek? Zijn er inmiddels vaste thuiswerkdagen? Het is belangrijk dat u de gemaakte afspraken vastlegt en dat u in uw administratie ook verwijst naar deze afspraken. Een thuiswerkovereenkomst kan hierbij helpen.

Deze bindende aanvulling op de arbeidsovereenkomst bepaalt wat uw werknemers kunnen verwachten en wat er van hen wordt verwacht. Met de juiste gegevens is een schriftelijke en ondertekende thuiswerkovereenkomst de beste manier om het thuis uitvoeren van werkzaamheden door uw werknemers in goede banen te leiden. Natuurlijk zijn wij u graag van dienst bij het opstellen van een thuiswerkovereenkomst. Neem hiervoor vrijblijvend contact met ons op.

Heeft u nog vragen of advies nodig?

Neem dan contact met ons op via info@felixxgroep.nl. U kunt ons ook bereiken op ons algemene telefoonnummer 035-698 27 10. Wij zijn u graag van dienst.

Ralph van Putten

Adviseur: Pensioen & Arbeidsvoorwaarden
ralph@felixxgroep.nl

Ralph heeft de studies Nederlands recht en Organisatiewetenschappen behaald aan de Vrije Universiteit van Amsterdam.... Lees verder



Bent u al bekend met ons salarisadministratiepakket?

Felixx.® loon is een speciaal ingerichte versie van de salarisadministratie-applicatie van Nmbrs. U blijft met Felixx.® loon zelf in controle, terwijl u meer tijd over heeft voor de ontwikkeling van uw nieuwe en bestaande werknemers. Dat voor maar  5,31 per werknemer per maand!