Ongewenst gedrag op de (online) werkvloer kan voorkomen in verschillende vormen: agressie en geweld, discriminatie, pesten en treiteren en seksuele intimidatie. Door het vele thuiswerken komen bepaalde vormen van ongewenst gedrag minder voor. Echter, vormen van ongewenst gedrag die vóór Corona niet of nauwelijks voorkwamen, komen nu wel voor. Cyberpesten is hiervan een voorbeeld. De drempel om een collega online te intimideren, pesten of discrimineren ligt lager dan de drempel om een collega fysiek te treiteren. Slachtoffers voelen zich vaak niet meer veilig en melden zich sneller (langdurig) ziek. Om dit te voorkomen is het prettig als een werknemer die ongewenst gedrag ervaart terecht kan bij een vertrouwenspersoon. In dit artikel leest u meer over het aanstellen van een vertrouwenspersoon, wat een vertrouwenspersoon doet en hoe een organisatie preventieve maatregelen kan treffen.

Vertrouwenspersoon aanstellen

Heeft u nog geen vertrouwenspersoon aangesteld? Dan adviseren wij u om er één aan te stellen. Werkgevers zijn volgens de Arbowet verplicht om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Hiervoor stellen werkgevers een beleid op om dit beleid vervolgens uit te voeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn. U kunt kiezen voor een interne (een eigen opgeleide werknemer) of een externe vertrouwenspersoon (via uw arbodienstverlener of brancheorganisatie).

Het is niet verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Daar staat tegenover dat rechters vinden dat het niet aanstellen van een vertrouwenspersoon gelijkstaat aan het niet goed of onvoldoende invulling geven aan de wettelijke eis om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. De werkgever kan hiervoor aansprakelijk worden gesteld.

Wat een vertrouwenspersoon doet

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid omschrijft het takenpakket als volgt:

• Verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben.
• Nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
• Slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures.
• Desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of de leiding van een onderneming.
• Doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator.
• Geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag.
• Adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
• Registreren van gevallen van ongewenst gedrag.

Hoe de werkgever preventieve maatregelen kan treffen

De digitale manier van communiceren zorgt ervoor dat er minder met elkaar wordt gedeeld. Online vergaderingen worden als efficiënt ervaren, maar zijn niet bevorderlijk voor de informele contacten. Ook onenigheden worden minder snel via Zoom of Teams uitgesproken. Het is om deze reden dan ook belangrijk om in overleg met de vertrouwenspersoon preventieve maatregelen te treffen.

• Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon bekend is bij al uw werknemers. Werkgevers vergeten vaak de naam en contactgegevens door te geven bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer. Het is dan ook verstandig om de naam en contactgegevens op te nemen in het personeelshandboek of op uw interne website.
•   Maak de vertrouwenspersoon voldoende zichtbaar en vindbaar. Iedereen moet zich vrij voelen om hem/haar te benaderen. Laat de vertrouwenspersoon bijvoorbeeld een nieuwsbericht of column schrijven over een actueel onderwerp zoals cyberpesten.
• Zorg ervoor dat managers en teamleiders vragen naar de sociale veiligheid binnen de organisatie. Op deze manier blijft dit onderwerp op de agenda staan.

Heeft u nog vragen of behoefte aan een externe vertrouwenspersoon?

Neem dan contact met ons op via info@felixxgroep.nl of telefonisch via 085-083 10 00.