Recent vroeg een werknemer, die in 1999 uit dienst is gegaan, informatie op over zijn pensioen. De werknemer kon de informatie op www.mijnpensioenoverzicht.nl niet terugvinden. De oud-werkgever had de pensioenstukken niet meer en ook de pensioenuitvoerder kon niets meer terugvinden in de administratiesystemen. Dit riep de volgende vragen op:

• Hoe lang mag een werkgever de pensioenstukken van een werknemer bewaren om dit soort situaties te ondervangen?
• Wat staat hierover in de AVG?

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Op 25 mei 2018 is de AVG van kracht geworden. Op basis hiervan heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voor wat betreft het aanleggen van personeelsdossiers een aantal eisen geformuleerd die aan werkgevers worden gesteld.

• Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier.
• Er mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastgelegd worden dan nodig is. Daarnaast moeten de gegevens ter zake doen.
• Werkgevers moeten de werknemers informeren, onder andere over welke gegevens er worden verzameld, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond.
• De persoonsgegevens moeten passend worden beveiligd, zodat deze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen.
• Werkgevers mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is.
• Werkgevers moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien, eventueel te rectificeren, beperken of verwijderen.
• Werknemers moeten afzonderlijk op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens (op grond van het gerechtvaardigd belang) gewezen worden.
• Werknemers moeten in voorkomende gevallen de mogelijkheid hebben gekregen om hun recht op dataportabiliteit (het recht om gegevens over te dragen) uit te oefenen.

De organisatie bepaalt zelf de bewaartermijn voor persoonsgegevens

Kort samengevat betekent dit dat werkgevers persoonsgegevens niet langer mogen bewaren dan noodzakelijk is voor het verwerken van de gegevens. Er staat verder in de AVG geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Of de gegevens drie jaar, zeven jaar of langer bewaard moet worden, bepaalt de organisatie dus zelf.

Hoe zit dat met pensioen?

Voor pensioen zal over het algemeen een fiscale bewaarplicht van zeven jaar na de einddatum van de overeenkomst(en) in het verwerkingsregister zijn opgenomen. Daar dient u zich volgens de AVG dan ook aan te houden.

Wilt u dat anders?

Bijvoorbeeld om voor langere duur de aan- en afmelding bij de pensioenuitvoerder te bewaren. Dan zult u het volgende moeten regelen:

• Van te voren bepalen hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden. Als dat niet mogelijk is, de criteria bepalen voor het vaststellen van de bewaartermijn, alsmede het vastleggen hiervan in een bewaarbeleid.
• Het opnemen van deze bewaartermijnen in het verwerkingsregister.
• De betrokkenen (de mensen van wie u gegevens verwerkt) informeren over de bewaartermijnen (privacyverklaring, website en personeelsreglement).

Heeft u nog vragen?

Neem dan contact op met Ronald van Baardwijk op het e-mailadres ronald@felixxgroep.nl. U kunt hem ook bereiken op ons algemene telefoonnummer 085-083 10 00. Ronald is u graag van dienst.